第一章 总则
第一条 为进一步加强学院领导班子建设，坚持和完善学院院务会议制度，健全集体领导、党政分工合作、协调运行的工作机制，依据《广东海洋大学学院党政联席会议制度》、《广东海洋大学贯彻落实“三重一大”决策制度实施办法》文件精神，结合学院实际，制定本制度。
第二条 坚持民主集中制，议事决策贯彻“集体领导、民主集中、个别酝酿、会议决定”原则，涉及师生重大利益的，应广泛征求学院教工意见，实行科学决策、民主决策。
第三条 院长办公会议是学院行政议事决策机构和形式，主要研究提出拟由学院讨论决定的重要事项方案，具体部署落实学校党委决议的有关措施，研究处理教学、招生、培训、行政管理等工作。
第四条 学院院务会议由院长主持，会议成员由院长、支部书记、副院长、各科室负责人组成，办公室主任负责会议记录、撰写会议纪要。其他列席成员，根据议题需要，由院长确定，主要负责人商定。
第二章 议事范围
第五条 学院院务会议会要认真贯彻国家、省及学校的方针、政策、制度和规定，充分听取党支部对相关事项的意见，科学研究、决定和处理二级单位（部门）负责的重要事项。院务会议研究决定重要事项需充分听取党支部的意见，主要事项包括：
（一）学习传达上级组织和学校有关重要文件、指示和会议精神，研究贯彻落实党和国家的方针政策及学校各项决议决定及工作部署的具体措施。
（二）讨论审议学院的发展战略，规划，预算、重大改革方案和年度工作计划，报学校批准（备案）实施等。
（三）讨论审议学院教学、招生、培训、考核、行政管理等方面重要事项，以及相关规章制度的制定、修订和废止，报请学校批准实施。
（四）讨论决定学院内部机构设置调整，岗位设置与聘用、先进个人和集体推荐等人事管理事项，年度经费预算，业绩津贴分配方案，资金使用，办学资源配置，招生及学生教育管理等方面由学校授权决定的重要事项。
（五）讨论研究部署学院思想政治工作、意识形态工作、安全稳定、师德师风、校园文化建设等重要工作。
（六）讨论研究部署社会服务或对外合作重大事项。
（七）研究审议涉及学院改革发展稳定的其他重大事项。
第三章 议事规则
第六条 学院院务会议的议题由学院院长确定。
（一）学院主要负责人确定列入会议议题。
（二）凡未经学院主要负责人事先审定的临时动议，原则上不列入会议议题。确需临时增加议题，应征得会议主持人的同意。
第七条 院务会议题提出。由院务会议参加成员提出。凡提交会议的议题，提出议题的成员应根据实际情况，事先进行充分调研、论证和协商，掌握并研究有关政策规定，提出解决所议事项的方案、意见或建议，并提前发给与会人员，供会议讨论和决策参考。内容主要包括：需讨论决定的事项以及解决问题的思路、方案或建议。
第八条 涉及教职工利益以及学院改革发展的重大问题，会前要充分发扬民主，听取各方面的意见。
第九条 学院院务会议一般每周召开一次，必要时可随时召开。
第十条 学院院务会议成员应按时到会，因故不能出席者应向会议主持人请假。会后，主持人应及时向未能出席会议的成员通报有关情况和决定。
第十一条 学院院务会议执行回避制度，凡议题涉及本人或其亲属以及存在其他需要回避情形的，有关参会人员和列席人员必须回避。
第十二条 按照一事一议的原则，由提出议题的成员就议题作简要说明，与会人员充分发表意见，会议主持人总结归纳提出处理意见，再次征求相关成员意见，形成会议处理结论。如对讨论的议题存在较大意见分歧时，应暂缓决议，待进一步调研、论证、充分协商后，再次提交会议讨论决定。
第十三条 学院院务会议的决议应形成纪要，经主持人签批后存档备查，在符合保密要求的前提下，于学院网页上予以公开，接受监督。
第四章 会务工作
第十四条 学院办公室负责院务会议的会务工作。会务工作主要包括议题及其材料的收集汇总，会议通知、会议记录、会议纪要的制发以及有关材料归档等。
第十五条 除临时召开的会议或通报性事项外，每次院务会议的议题及相关材料，应于会议的前一天送与会人员审阅，以便做好议事准备。
第十六条 议题材料一般应当包括汇报要点、需决定的事项以及处理建议或方案；重要议题材料应当包括问题由来（背景）、需决定的事项、建议解决方案或倾向性意见及其依据。重要议题一般应当提出两个以上的决策方案或意见，并有每个方案或意见的利弊分析。
第十七条 会议要形成完整的会议记录。会议记录要做到“五明确”，即：具体事项明确、决策范围明确、决策形式明确、决策程序明确、检查考核人和责任追究办法明确。会议记录要将决策参与人、决策事项、决策过程、决策结论、工作时效等以会议通知、议程、记录、纪要、决定、备忘录等形式留下文字性资料，并存档备查。
第五章 执行与反馈
第十八条 对学院院务会议的决议或决定，与会成员应按照各自的分工认真组织落实，并将落实情况及时向院长汇报。
第十九条 需要学校层面上解决的问题，应向学校报告。
第六章 纪律要求
第二十条 凡会议中的涉密事项，须严格保密，违者按有关规定追究责任。
第二十一条 违反民主集中制原则，不执行或擅自改变院务会议作出的决定，依据有关规定给予相应处理。
第七章 附则
第二十二条 本制度由继续教育学院负责解释。
